Conseils pour le déménagement et le stockage des entreprises

Rigueur et organisation sont de mise dans la gestion quotidienne des transactions et opérations d’une entreprise mais également lors de changements majeurs tels qu’un déménagement vers de nouveaux locaux, qu’ils soient plus grands ou plus petits.

La crise sanitaire l’a particulièrement démontré avec la nécessité pour de nombreuses organisations de changer rapidement de surface ou de déployer le flex office au sein de leurs bureaux.

Dans ce guide complet, nous vous aidons à planifier votre déménagement d’entreprise, à gérer le stockage de votre matériel et de vos archives et à mieux organiser votre bureau au quotidien.

Étape n°1 : la planification du déménagement

Avant toute chose, il convient d’énumérer clairement les raisons dudit déménagement puisqu’il aura de nombreuses implications administratives et salariales.

En effet, si un déménagement à proximité de vos locaux actuels sera généralement bien accueilli par vos collaborateurs, un changement de zone géographique pourra avoir un impact réel sur leur qualité de vie avec, parfois, des demandes de mutation, voire de démission à la clé.

Par conséquent, prenez le temps d’évaluer les avantages et inconvénients d’un déménagement d’entreprise, de récolter les avis et ressentis de vos salariés et, pourquoi pas, de nommer un responsable du déménagement qui pourra centraliser l’ensemble de ces informations.

Une fois que votre décision est prise et que vous avez trouvé les bureaux de vos rêves, communiquez rapidement l’adresse à votre équipe afin qu’elle s’organise et prévoyez au plus vite une date. 

Vous pourrez, au choix, opter pour un déménagement en semaine en demandant pourquoi pas un petit coup de main à vos employés ou bien choisir de l’organiser sur un weekend afin de ne pas impacter la productivité de votre entreprise.

Le créneau désormais fixé, vous pourrez ensuite réaliser le rétro-planning du déménagement de votre entreprise. Cette étape est absolument nécessaire pour limiter au maximum les imprévus. Il devra entre autres mentionner la date de préavis de vos locaux actuels, la date des travaux ou encore les échéances des différentes démarches administratives à entreprendre (transfert des lignes Internet et téléphoniques, sauvegarde numérique des fichiers…).

Si vous choisissez de rénover vos nouveaux ou vos anciens locaux, pensez également à l’indiquer sur le rétro-planning et n’hésitez pas à consulter tous nos bons conseils travaux si vous décidez d’entreprendre le chantier vous-même.

Étape n°2 : on se retrousse les manches

Il est temps de commencer à mettre les mains dans le cambouis. Six mois à l’avance, déposez votre préavis et communiquez votre future adresse à tous vos interlocuteurs et interlocutrices : fournisseurs, clients, prestataires, prospects, sécurité sociale, URSSAF…

N’oubliez pas bien sûr de modifier les coordonnées de tous vos documents : factures, devis, cartes de visite, papier à en-tête, PLV, site Internet, réseaux sociaux, signatures de mails…

Organisez également le suivi du courrier de votre entreprise auprès de La Poste en optant pour une formule à 12 ou 24 mois. 

Déménager, c’est aussi l’occasion de passer en revue la qualité de son équipement bureautique, l’ergonomie de son mobilier ou bien la décoration. À nouveau, n’hésitez pas à collecter les doléances de vos collaborateurs pour obtenir des retours au plus près du réel.

Enfin, lancez-vous dans la démarche de sélection de l’entreprise qui assurera votre déménagement. Pour cela, demandez autant de devis que nécessaire et comparez leurs prestations et garanties. Attention, des prix anormalement bas peuvent cacher un défaut d’assurance des biens transportés notamment. 

Vous n’êtes pas certain de faire les bons choix ? Retrouvez nos conseils déménagement pour les pros et les particuliers pour apprendre à sélectionner les meilleurs prestataires et ne rien laisser au hasard.

Étape n°3 : les derniers préparatifs

À quelques semaines du Jour J, il convient de démarrer un tri progressif de toutes vos affaires. Au fil du temps, vous avez en effet sûrement accumulé documents et meubles non essentiels qui représenteront une charge supplémentaire lors du déménagement.

Pour économiser du temps, de l’énergie et de l’espace, faites un grand ménage et ne conservez que ce qui est strictement utile. En cas de doute, n’hésitez pas à numériser certains documents par exemple. Vous souhaitez vous délester de vos meubles ? Vos collaborateurs ou les ressourceries environnantes seront certainement ravis de vous y aider.

Cette phase est aussi celle de l’inventaire informatique qui permettra de repérer les appareils défaillants ou obsolètes et de limiter les pertes.

Le ménage ainsi fait, il est à présent temps de distribuer cartons, étiquettes et adhésif à votre équipe. Chaque emballage doit clairement indiquer son contenu ainsi que son propriétaire. 

Votre entreprise déménage à l’étranger ? Parcourez notre guide dédié à l’expatriation pour partir l’esprit serein.

Si vous avez attentivement suivi chaque étape, votre déménagement sera (presque) simple. Il “suffira” en effet aux déménageurs de déposer cartons et meubles sur les lieux mentionnés sur les étiquettes.

Mais déménager, c’est aussi la période idéale pour questionner l’efficacité de ses méthodes d’entreposage. Capitalisez sur ce changement pour revoir vos routines grâce aux astuces de stockage de nos experts. Certaines marchandises seront difficiles à déplacer par la suite. Profitez-en ! 

De même, pourquoi ne pas profiter de ce moment pour revoir l’agencement de votre espace de travail et apprendre à bien organiser votre bureau ? 

Une fois le déménagement terminé, n’oubliez pas de nettoyer vos anciens locaux ou de commanditer une société spécialisée afin de rendre les lieux dans le meilleur état possible.

Il ne vous reste désormais plus qu’à inaugurer ce nouvel espace avec vos salariés pour renforcer l’esprit d’équipe et faciliter l’appropriation de ces nouveaux locaux par tous les collaborateurs.

Le bon stockage du matériel et des documents d’une entreprise est crucial à son fonctionnement. En effet, des biens en sécurité et faciles d’accès limitent les déconvenues telles que les incendies, les vols, les pertes ou encore la dégradation prématurée.  

Voici comment stocker au mieux ce dont vous ne vous servez plus sans sacrifier une partie de vos locaux ou louer une surface plus grande.

H3 : L’entreposage en garde-meuble ou en box de stockage

Un garde-meuble ou un box de stockage est une véritable extension de l’entreprise puisqu’elle lui permet de gagner de la place et de grandir tout en maîtrisant son budget et en ne prenant pas de risques immobiliers.

Louer un box avec HOMEBOX par exemple permet de stocker un très large éventail de biens professionnels tels que des PLV, de l’outillage ou du matériel saisonnier, des documents comptables, des pièces détachées, des stocks, des marchandises…

Plébiscité par les entreprises de toutes tailles, le garde-meuble possède beaucoup d’avantages : 

• Il est sûr, confidentiel et peut accueillir les biens même les plus fragiles ou précieux,
• Il s’adapte autant aux TPE qu’aux grandes entreprises grâce à des espaces de tailles très variées,
• Il est accessible à tout moment grâce à un code personnalisé,
• Il est flexible puisqu’il est possible d’opter pour un box différent sur simple demande,
• Il est accessible puisque son coût est inférieur à celui de locaux commerciaux classiques,
• Dans le cas de certains garde-meubles HOMEBOX, il dispose parfois de services en plus tels que la domiciliation d’entreprise, la réception de marchandises, la mise à disposition de salles de réunion ou d’espaces de coworking.

Enfin, la couverture nationale du réseau HOMEBOX vous assure d’avoir toujours une agence près de chez vous.

Vous souhaitez maximiser l’espace de votre box de stockage pour faire des économies ? Découvrez notre guide pour apprendre à organiser votre garde-meuble comme un professionnel.

Le cas spécifique du stockage des archives d’entreprise

Le stockage des archives est un point sensible à ne jamais sous-estimer. En effet, certains documents doivent, au regard de la loi, être conservés durant plusieurs années (documents comptables, fiscaux, commerciaux, sociaux…). 

Toutefois, les entreposer dans son entreprise peut vite devenir un vrai casse-tête. Heureusement, le garde-meuble constitue ici aussi une alternative de choix grâce à des conteneurs sains et sûrs.

Avant tout stockage, veillez toutefois à conditionner vos documents avec le plus grand soin en choisissant des cartons de bonne qualité, en numérotant chaque contenant et en déposant les archives les plus anciennes au fond du box.

Le stockage numérique pour les entreprises

La digitalisation de l’ensemble des services de l’organisation engendre des besoins conséquents en stockage numérique.

En fonction des besoins de l’entreprise, de son budget et des performances attendues, différentes méthodes peuvent être envisagées : disques durs, serveurs NAS, serveurs FTP, stockage dans le cloud, coffre-fort numérique…

Le stockage numérique a l’avantage de prendre peu de place et de représenter une sécurité supplémentaire pour la conservation de données sensibles mais il demande une véritable réflexion stratégique. De fait, on choisira souvent de recourir à des prestataires externes experts afin d’opter pour la solution la plus adaptée.