Entreprises : comment conserver vos archives papier sur la durée ?

Comment stocker efficacement mes archives papier en bref :

1. Déterminez quels sont les documents dont la conservation est obligatoire ainsi que la durée,
2. Emballez vos documents en tenant compte de la qualité des cartons utilisés et de leur poids,
3. Réalisez un plan de classement pour identifier facilement vos cartons et organisez votre espace de stockage en conséquence,
4. Entreposez vos archives dans un lieu sain, à l’abri du vol, des incendies et des dégâts des eaux.

Si l’essor du numérique a bousculé l’usage des supports physiques en entreprise, le papier fait toujours de la résistance. C’est d’autant plus vrai si l’on est une PME, un artisan ou un commerce de proximité.

Lorsque les fichiers commencent à s’amonceler sur les bureaux (voire dans les couloirs), que rechercher une pièce justificative ancienne se transforme en chasse au trésor et que la sécurité de vos documents devient compromise, il est temps d’envisager un stockage adapté pour vos archives papier.

Que ce soit pour récupérer de l’espace, gagner en productivité ou tout simplement mettre vos documents à l’abri des dégradations et du vol, nous vous donnons nos meilleures astuces pour bien conserver vos archives et trouver le lieu adéquat en fonction de vos contraintes.

L’archivage de certains documents est une obligation légale pour les entreprises. Suivant sa nature, un document doit être conservé entre un et trente ans.

Sont notamment concernés :

• Les documents comptables : livres, registres, quittances du bailleur, bons de commande,
• Les documents fiscaux : impôt sur le revenu et sur les sociétés, taxe foncière, CFE, TVA, BIC et BNC,
• Les documents commerciaux : factures d’achats et de ventes, déclarations en douane, garanties,
• Les documents sociaux : statuts de l’entreprise, rapports des commissaires aux comptes,
• Les documents relatifs au personnel : bulletins de salaire, primes, assurance maladie, heures supplémentaires,
• Les documents immobiliers : titres de propriété ou de cessions de biens.

HOMEBOX met à disposition des professionnels des box de stockage pour les documents et le matériel adaptés à vos besoins de durée, de surface et d’accessibilité.

Organisez et déposez ce dont vous n’avez pas besoin dans votre entreprise, on s’occupe du reste !

Avant de vous mettre à la recherche d’un lieu de stockage, il convient de préparer l’ensemble de vos documents à une conservation de moyenne et longue durée.

Cela vous permettra de minimiser les risques de dégradations potentielles.

Pour conserver vos archives au mieux :

• Choisissez un matériel de stockage de qualité : privilégiez les boîtes en carton très solide et proscrivez l’usage des trombones ou épingles en fer, des élastiques, du scotch et des pochettes en plastique,
• Remplissez raisonnablement les cartons : les boîtes doivent fermer sans forcer. S’il reste un peu d’espace vide, comblez-le avec du papier bulle ou du papier de soie pour que les feuilles ne bougent pas durant le transport. N’utilisez pas de papier journal dont l’encre pourrait migrer sur vos documents,
• Faites attention au poids des cartons : les boîtes ne devraient pas peser plus d’une quinzaine de kilos afin de faciliter la manutention. Prévoyez de grandes caisses pour les documents dont vous n’aurez plus besoin et des caisses plus petites pour les documents amenés à être consultés,
• Numérotez les boîtes et indiquez-en le contenu : en parallèle, élaborez un plan de classement sous format numérique qui vous permettra d’identifier facilement un carton précis le moment venu,
• Entreposez vos archives dans un lieu sûr : vos documents doivent être à l’abri des incendies et dans un local fermé à clé,
• Ne posez aucun carton à même le sol : déposez-les sur des étagères, idéalement en acier inoxydable,
• Disposez les archives les plus anciennes dans le fond et vers le bas et les plus récentes devant et vers le haut,
• Limitez l’accès au box de stockage : seules les personnes concernées par les documents doivent être en mesure de les consulter,
• Évitez de manger, boire ou fumer lorsque vous êtes au contact de vos archives,
• Utilisez la photocopieuse avec parcimonie : une intensité lumineuse forte et répétée peut altérer vos documents.

Le choix du lieu de stockage sera déterminant dans la bonne conservation de vos archives sur la durée.

Voici les cinq critères de sélection essentiels :

• La localisation : optez pour un espace de stockage à proximité de votre entreprise,
• La sécurité : le box doit mettre vos documents à l’abri du vol (via un système de surveillance), des incendies (alarme) et des dégâts des eaux. Les caves inondables et pièces par lesquelles passent des canalisations sont à proscrire,
• La stabilité thermique : le lieu devra être convenablement ventilé et peu sujet aux variations de température ou d’humidité,
• L’éclairage : on limitera au maximum les pièces équipées de lumières intenses et directes,
• L’intégrité du lieu : moisissures et nuisibles (rongeurs, insectes) n’ont pas leur place dans un box de stockage.

Si aucun lieu ne répond à ces critères, le garde-meuble est (comme nous l’avons évoqué précédemment) la solution la plus simple, sûr et économique pour entreposer vos documents l’esprit léger. Mais attention à bien l’organiser pour conserver aux mieux vos effets et les retrouver facilement !