Stockage professionnel : comment protéger son matériel et ses archives ?

Si la gestion des archives et des stocks peut paraître fastidieuse, une organisation sans faille est l’une des clés d’une entreprise pérenne. 

Découvrez comment entreposer vos documents et équipements pour libérer vos locaux, accéder rapidement à ce que vous cherchez et conserver dans la durée ce qui compte pour votre société.

Bien sûr, le matériel à entreposer dépendra beaucoup de votre activité. 

Toutefois, voici une liste d’éléments qu’il n’est généralement pas nécessaire de conserver dans vos locaux à l’année : 

• Le matériel professionnel : que vous soyez paysagiste, maçon ou terrassier, mettre vos outils de travail à l’abri minimise le taux d’imprévus le jour d’un chantier,
• Les archives : pour faire de la place tout en vous conformant aux dispositions légales sur la durée de conservation des archives,
• Les supports de communication : stand événementiel, kakemono ou PLV, ne les laissez pas encombrer vos bureaux,
• Les stocks : pour agrandir votre arrière-boutique,
• Le matériel saisonnier : restaurants de plage, activités nautiques ou de montagne...

Entreposer son matériel ou ses documents peut également être une nécessité à certaines étapes de la vie de l’entreprise : 

• Durant un déménagement,
• Pendant des travaux,
• A l’occasion d’un sinistre (incendie, dégât des eaux, dégradations…).

Choisir un lieu d’entreposage adapté à son activité est crucial pour conserver efficacité et réactivité. 

Ainsi, on évitera :

• De déposer son matériel dans son garage, à plus forte raison si l’on habite en copropriété, 
• De le stocker à son domicile afin d’éviter encombrement et désordre,
• D’opter pour des espaces à risque (humidité, départs de feu, vols).

Parce qu’il est spécifiquement conçu pour l'entreposage, le self stockage professionnel répond à toutes ces exigences.

Ainsi, les box (ou garde-meubles) proposés par HOMEBOX s’adaptent autant aux besoins des auto-entrepreneurs que des artisans ou des PME.

Chacun de nos box est protégé par un système d’alarme et de télésurveillance et est adapté au stockage des documents fragiles comme du gros matériel. Dans la majorité des cas, ils sont également accessibles 24/24

Flexible par essence, il est possible d’opter pour une surface différente à n’importe quel moment.

Afin de vous épargner de longues heures de recherches et de maximiser la durabilité de votre équipement, voici nos quatre meilleurs conseils pour entreposer votre matériel sur le long terme.

1 - Exploitez la hauteur

Votre box est amené à devenir un lieu de passage. Pensez donc toujours à organiser l’espace afin de permettre à votre personnel d’y circuler facilement.

Une méthode efficace pour désencombrer les parties basses est de tirer profit de la hauteur.

Nos box sont équipés d’étagères métalliques, usez-en et abusez-en !

2 - Organisez l’espace

L’efficacité de votre box dépendra du soin que vous aurez apporté à son organisation.

Ainsi, privilégiez le placement des cartons les plus lourds en bas de pile afin d’éviter tout effondrement.

Stockez ensuite les éléments les plus légers en haut et les plus importants sur le devant. Vous gagnerez en rapidité et mettrez vos collaborateurs à l’abri des accidents.

Pour aller plus loin, nous ne pouvons que vous recommander la lecture de notre guide dédié au stockage des archives sur de la longue durée. Pour être certain de ne perdre aucun document précieux !

3 - Soyez méthodique

Si le désordre doit être combattu avec vigueur dans les bureaux, il en va de même dans votre box.

Afin de retrouver un outil ou un document en un tour de main, mettez en place une organisation évocatrice par taille, couleur, type d’objet…

Complétez cela d’un plan précis de votre box que vous collerez bien en évidence sur le mur. 

4 - Gérez vos stocks

Vous êtes un professionnel. À ce titre, vous n’avez pas le droit à l’approximation. 

À plus forte raison si vous choisissez de déposer vos stocks dans un box. 

Dans un souci de rigueur comptable, vous devrez donc consigner chaque entrée et sortie dans un document ou un logiciel dédié.