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Professionnels : désencombrer votre bureau pour être plus efficace

Un espace de travail ordonné peut tout changer. 

En effet, avoir un bureau organisé est l’assurance de gagner de la place, du temps mais aussi de la productivité en limitant au maximum les sources de distraction et de stress.

Pourtant, désencombrer vos locaux vous semble être une tâche insurmontable et vous repoussez l’échéance du grand ménage depuis de nombreux mois déjà.

Heureusement, des méthodes concrètes existent pour permettre aux professionnels de ranger efficacement et durablement leur lieu de travail.

Notre guide en sept étapes vous donne toutes les clés pour faire table rase dès aujourd’hui.

Parce que l’organisation, c’est nous, et la motivation, c’est vous. ;)

1 - Réaliser un inventaire exhaustif

Vous êtes à présent décidé à reprendre en main votre espace de travail mais rien ne sert de courir !

Au contraire, n’entreprenez rien sans avoir réalisé un inventaire précis de ce qui compte pour votre entreprise au quotidien.

Pour cela, accordez-vous deux ou trois semaines pour lister les objets que vous utilisez naturellement. Cela vaut bien sûr pour les abonnements à des magazines, services ou applications.

Partez du principe que les éléments qui n’ont pas été notés sont de bons candidats à la numérisation ou au don.

Une fois cette phase terminée, convenez d’une date ferme pour désencombrer vos locaux, seul ou en équipe, et tenez-vous-y. 

Ne prévoyez ni réunion, ni coupure quelconque. Considérez ce moment important dans la vie de votre entreprise à sa juste valeur.

2 - Faire un grand tri

Le Jour J du grand ménage est arrivé.

Avant toute chose, prévoyez un détour par l’enseigne de fournitures pour y acheter le nécessaire : sacs, poubelles, chemises, modules de rangement, broyeuse de documents, gommettes....

À présent, il va vous falloir mettre de côté tout ce que vous ne souhaitez pas conserver au bureau : 

  • Ce que vous pouvez ramener chez vous,
  • Ce que vous pouvez donner à des associations ou à des proches,
  • Ce que vous devez déposer au centre de tri le plus proche.

Pour vous aider dans cette démarche, ne gardez que ce qui a une réelle utilité et qui ne fait pas doublon.

pile-documents.jpg

3 - Réorganiser son espace de travail

Nul besoin d’être un professionnel de l’agencement pour aborder cette étape.

Suivez simplement cette règle d’or : plus un objet vous est utile, plus il doit être proche de vous.

Vous manquez d’espace de rangement ? N’hésitez pas à investir les murs en y installant des étagères.

Et pourquoi ne pas envisager d’organiser vos locaux en zones dédiées à des tâches spécifiques ? Rien de mieux pour gagner en efficacité !

4 - Réagencer son local de stockage

L’accessibilité et l’organisation du local de stockage sont capitales pour votre productivité. Il ne doit donc pas échapper à ce grand tri.

Pour ce faire, réorganisez ce qu’il contient par importance et par poids : le plus utile devant, le plus lourd en bas. 

Bannissez le stockage temporaire au sol qui complexifie la circulation et augmente le risque de chutes.

Tirez profit de la hauteur en installant des étagères et en les équipant de modules de rangements adaptés. Vous gagnerez de la place et mettrez vos documents à l’abri des mauvaises surprises.

Profitez-en pourquoi pas pour revoir l’éclairage. Est-il suffisant pour offrir une lecture confortable à l’intérieur du local ?

Si malgré tous vos efforts, la place vient à manquer, un garde-meuble dédié à l’entreposage et au stockage vous permettra de mettre vos biens en sûreté sans avoir à déménager. Pensez-y !

local-de-stockage.jpg

5 - Nettoyer son ordinateur

Si un bon coup de chiffon s’impose probablement sur votre clavier et votre écran, ce n’est pas exactement ce que nous avions en tête.

Suivant votre activité, il y a de fortes chances que vous passiez plusieurs heures par jour sur votre ordinateur. N’oubliez donc pas de l’inclure dans cette grande remise à plat en :

  • Nettoyant votre boîte mail : essayez d’atteindre le “zéro mail” (ou Inbox Zero). L’accumulation de mails non lus est une véritable source de stress,
  • Désinstallant les programmes inutiles,
  • Purgeant votre bureau,
  • Organisant vos dossiers comme vous le faites dans la vie réelle (par date, catégorie, moyen de paiement...),
  • Vous désabonnant des newsletters,
  • Supprimant les onglets ouverts inutilement dans votre navigateur,
  • En diminuant/coupant les notifications des réseaux sociaux.

Par la même occasion, procurez-vous le matériel nécessaire pour dompter ces câbles qui semblent mener leur propre vie.

6 - Ajouter une touche de personnalisation

Si cette méthode peut sembler stricte, voire austère, libre à vous d’apporter une note plus personnelle à votre espace de travail.

Mug favori, dessins de vos enfants, plante, thé ou café préféré, objet que vous aimez, à vous d’être inventif.

decoration-de-bureau.jpg

7 - Prendre de bonnes habitudes

Désencombrer durablement son bureau, c’est aussi adopter de nouveaux réflexes.

Ainsi, prenez le temps une fois par semaine de regarder autour de vous afin de déterminer ce qui est en trop et demandez-vous alors si vous pourriez accueillir un client sans rougir.

De même, habituez-vous à remettre chaque objet à sa place après utilisation et à trier vos documents très régulièrement.