Déménagement du bureau : 6 étapes pour repartir du bon pied

Que vous changiez de domicile ou tout simplement de pièce, le déménagement d’un bureau doit être pensé en amont afin de vous permettre de vous remettre le plus rapidement au travail et dans les meilleures conditions.

Dans ce guide, nous vous expliquons pas à pas comment déménager votre bureau professionnel ou personnel pour repartir sur de bonnes bases et être plus productif.

Le déménagement d’un bureau est l’occasion rêvée d’opérer ce grand tri de vos documents que vous repoussez depuis si longtemps.

Attention, soyez prêt à y accorder un minimum de temps et d’attention car ce n’est pas une tâche anodine. En effet, vous ne voudriez pas envoyer un document crucial à la broyeuse par mégarde.

Bien sûr, il n’est pas nécessaire de lire tous vos papiers. Concentrez-vous plutôt sur les documents périmés ou qu’il n’est pas nécessaire de conserver tels que les anciennes factures.

Si vous avez tendance à conserver beaucoup d’éléments papier, ce déménagement est peut-être également le moment de mettre en place une routine de rangement et d’organisation de votre bureau. Vous gagnerez du temps à long terme, croyez-nous.

Ainsi, vous pouvez par exemple prendre l’habitude de déposer votre courrier dans des bannettes spécifiques : à traiter, à conserver définitivement, à stocker temporairement.

D’ailleurs, si vous ne possédez pas de classeurs ou de boîtes de rangement, le moment est probablement venu d’investir...

Le tri de votre bureau passe aussi par un inventaire pointu de votre matériel. En effet, tout n’est peut-être plus utile ou en bon état d’usage. Déterminez ce que vous pouvez donner, vendre, stocker dans un box ou jeter.

Pensez bien à emmener les appareils électriques et électroniques ainsi que les cartouches d’encre et les toners hors d’usage en déchetterie.

Enfin, profitez de cet “élan administratif" pour demander un transfert de votre ligne Internet et réfléchissez, pourquoi pas, à la possibilité de changer d’opérateur. Les offres ont, en effet, sûrement évolué depuis votre précédent emménagement. 

Déménager son bureau est également une excellente opportunité d’améliorer la qualité de son poste de travail.

Pourquoi ne pas opter par exemple pour un bureau plus fonctionnel avec davantage de tiroirs ou, à l’inverse, plus épuré que le précédent ?

Vous pouvez aussi revoir votre assise en choisissant un repose-pieds, un coussin orthopédique ou une chaise de bureau plus ergonomique. Le web regorge de comparatifs qui devraient vous permettre de trouver votre bonheur rapidement.

Pour les plus aventureux, le ballon de gym permettra de travailler les muscles dorsaux tout en offrant du mouvement en position assise.

Dans tous les cas, soyez prévoyant et commandez le matériel nécessaire en avance. La livraison peut parfois prendre plusieurs mois pour des produits spécifiques. 

Les documents sont la partie la plus simple à gérer puisqu’il suffit de les disposer dans des cartons classiques ou des cartons adaptés aux archives. 

Attention toutefois à ne pas trop les charger pour pouvoir les déplacer avec aisance !

Le matériel informatique, quant à lui, devra être emballé précieusement dans les cartons d’origine si vous les possédez encore. 

Dans le cas contraire, procurez-vous des cartons spécial informatique conçus pour cet usage ou recourez à des cartons classiques en comblant chaque trou et en usant et abusant du papier bulle.

Puis, fermez solidement chaque boîte et indiquez son contenu au marqueur.

Enfin, séparez les cartons devant être disponibles immédiatement des dossiers à archiver.

Le démontage sera fonction de la solidité du bureau.

Si cela semble possible sur votre meuble, reprenez le guide de montage et démontez les pieds ainsi que tous les éléments en relief.

Pensez à vider chaque tiroir puis protégez pieds et plateau à l’aide de couvertures ou de papier bulle.

Si le démontage est impossible car votre meuble est trop ancien ou consolidé avec de la colle, protégez son plateau à l’aide d’un carton sur l’ensemble de la surface et enveloppez-le dans du papier, puis fixez le tout avec du scotch.

Si vous êtes travailleur indépendant et que votre domicile est connu de vos clients et/ou fournisseurs, n’oubliez pas de les avertir au plus vite de ce changement de situation en :

• Mettant à jour votre fiche Google My Business,
• Modifiant votre signature de mail,
• Commandant de nouvelles cartes de visite ou flyers,
• Publiant un message sur vos comptes sociaux.

Bien évidemment, changez également l’adresse présente sur vos devis et factures.

Et pour être certain de ne manquer aucun courrier, programmez un transfert pour une durée d’un an auprès de La Poste.

Le jour J, veillez à transporter en dernier les meubles et cartons de votre bureau : ainsi placés dans votre véhicule de déménagement, ils pourront être facilement accessibles lors de votre installation. 

Placez le bureau debout sur le côté et attachez-le avec des sangles pour qu’il soit stable et que les pieds ne rompent pas.