Lettre de voiture et déménagement : de quoi s’agit-il et comment la remplir ?

Un déménagement s’accompagne de nombreuses formalités administratives obligatoires souvent perçues comme contraignantes mais qui permettent souvent d’éviter d’importantes déconvenues.

C’est le cas de la lettre de voiture, un document obligatoire qui garantit la sécurité des biens transportés lors d’un déménagement.

Qu’est-ce qu’une lettre de voiture, que doit-elle contenir et comment la remplir ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.

La lettre de voiture est un document obligatoire à tout déménagement effectué par un déménageur professionnel. Elle constitue un accord signé entre l’expéditeur des marchandises, le commissionnaire de transport et le transporteur et atteste que la société de déménagement est bien habilitée à transporter des marchandises en cas de contrôle routier.

Parce qu’elle spécifie nécessairement une date de début et de fin d’exécution, elle représente une forme de contrat qui protège aussi l’expéditeur (la personne qui déménage) contre les dommages qui pourraient survenir durant le transport via le versement d’indemnisations.

C’est pourquoi il est essentiel de la remplir avec la plus grande rigueur.

La lettre de voiture se compose normalement de cinq pages, dont le bon de livraison dont elle se distingue.

La lettre de voiture de transport routier

La lettre de voiture de transport routier est délivrée en au moins deux exemplaires, l’un pour le client, l’autre pour le déménageur. 

Elle est signée juste avant le chargement et contient plusieurs informations essentielles telles que les coordonnées des parties prenantes, la référence du devis et son montant, la valeur des biens… 

À ce titre, elle est aussi associée à la déclaration de valeur, un document précieux à fournir aux assurances en cas de dégradation des biens transportés.

La fiche d’instruction

Aussi appelée “fiche de travail”, la fiche d’instruction contient toutes les informations nécessaires aux déménageurs pour mener à bien leur mission, du détail du matériel utilisé à celui de l’équipe mobilisée en passant par les horaires d’arrivée, de chargement, de départ du camion, de livraison et de fin du contrat.

Elle doit être signée par toutes les parties afin d’être valide.

Le bulletin de livraison

Parfois appelé “bon de livraison” ou “déclaration de fin de travail”, le bulletin de livraison est l’élément le plus crucial de la lettre de voiture puisque c’est lui qui clôture la prestation de déménagement. 

C’est également sur ce document que l’on mentionnera d’éventuels dommages causés aux biens déménagés durant le transport. Il doit aussi être édité en deux exemplaires.

Pour être valide, la lettre de voiture nationale doit comprendre différentes informations obligatoires. 

S’il n’existe pas de format unique à la lettre de voiture, les données suivantes doivent être renseignées, peu importe le modèle : 

• Les coordonnées du client et de la société de déménagement,
• La référence du devis signé et son prix,
• Le numéro de SIRET ou d’identification intracommunautaire du prestataire,
• Le numéro d’immatriculation du véhicule et le nom du ou de la conductrice,
• Le mode de transport choisi,
• La date de réalisation de la lettre,
• Les dates, heures et adresses des lieux de chargement et de déchargement,
• Le volume, le poids ainsi que la valeur des biens transportés,
• Le détail de l’équipe choisie par la société de déménagement et l’équipement déployé.

Vous souhaitez être protégés de toute casse survenue durant le transport ? Le bulletin de livraison est là pour faire valoir vos droits.

Pour cela, prenez le temps de vérifier un à un l’ensemble de vos meubles et de déballer vos cartons avec les déménageurs une fois le déchargement terminé. Si vous ne remarquez rien de particulier, cochez la case “mobilier reçu au complet et sans réserves“, puis signez.

Dans le cas contraire, cochez la case “mobilier reçu avec réserves”, décrivez l’étendue des dommages avec un maximum de détails en prenant pourquoi pas des photos, datez et signez le document puis faites le parvenir à votre assurance par lettre recommandée sous trois jours après la livraison. C’est à ce moment que la déclaration de valeur entre en jeu. 

Notez qu’en cas de contestation du déménageur ou de constatation tardive d’un dommage par le client, il est aussi possible d’effectuer une réclamation auprès de l’assurance par lettre recommandée sous dix jours après la livraison d’après l’article L.121-95 du code de la consommation.

Attention, certaines exclusions peuvent décharger le transporteur de la responsabilité du ou des dommages. C’est le cas des événements météorologiques imprévisibles par exemple (tempêtes, orages, inondations…), mais également du défaut d’emballage du côté du client ou des biens déjà fragilisés avant leur prise en charge.

La lettre de voiture internationale, aussi appelée CMR (pour Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route) est le modèle de lettre de voiture utilisé pour les déménagements à l’étranger.

Il suit les mêmes principes que la lettre de voiture nationale et doit être signé par la ou les sociétés chargées du transport des biens.