Où stocker des archives en lieu sûr à Paris et Île-de-France ?

Bien que la numérisation des archives professionnelles devienne incontournable, entreprises et administrations ont toujours la nécessité de stocker de nombreux documents papier. La question du stockage des archives est d’ailleurs particulièrement cruciale à Paris et en Île-de-France où les mètres carrés se font rares et chers.

Pourquoi externaliser le stockage de ses archives papier lorsque l’on est une entreprise ? Quels documents conserver ? Où les stocker à Paris et en Île-de-France ? On répond à toutes vos questions !

Si l’externalisation du stockage des archives papier professionnelles apparaît essentielle pour gagner en efficacité au quotidien, il existe plusieurs autres très bonnes raisons de confier ses documents à un tiers de confiance :

• Se conformer à la loi : de nombreux documents relatifs à l’activité de l’entreprise font l’objet d’une durée légale de conservation (nous en reparlerons plus bas) et peuvent être mobilisés lors d’un contrôle fiscal, sur demande du comptable ou dans le cadre d’un litige
• Libérer de l’espace : entreposer ses documents, dossiers et classeurs inutiles dans un tiers lieu permet parfois d’éviter de louer un local plus grand ou plus éloigné. Dans certains cas, faire le tri et stocker ses archives hors de son entreprise peut même donner la possibilité de déménager pour un local plus petit ou plus proche de ses clients ou tout simplement de libérer une pièce pour la transformer en espace de convivialité pour ses collaborateurs par exemple
• Retrouver un lieu de vie agréable : pour les personnes exerçant leur profession à leur domicile comme les auto-entrepreneurs, l’externalisation du stockage des archives est souvent inévitable afin de ne pas submerger son salon ou sa chambre de documents professionnels
• Mettre ses archives à l’abri : séparer ses archives de son lieu d’activité permet de limiter les risques de destruction par le feu, l’eau, les nuisibles ou les intrusions
• Déménager en toute sérénité : le stockage externe des archives papier permet d’envisager des travaux au sein de son entreprise ou de changer de local l’esprit tranquille

Autant de raisons qui conduisent les administrations et commerces mais également les notaires, avocats, assureurs, professions libérales ou télétravailleurs à confier leurs documents à une entreprise spécialisée dans le stockage.

La loi oblige les entreprises à conserver de nombreux documents pour des durées pouvant aller d’un an à plusieurs décennies !

Et le panel des archives est très varié avec notamment :

• Les pièces comptables telles que les livres ou registres
• Les pièces fiscales telles que la taxe foncière, la TVA ou l’impôt sur les sociétés
• Les pièces commerciales comprenant entre autres les factures et les déclarations en douane
• Les pièces immobilières avec les titres de propriété
• Les pièces relatives au personnel telles que les bulletins de salaire et documents liés aux heures supplémentaires
• …

Pour en savoir plus sur la durée légale de conservation de chaque document, référez-vous au site du ministère de l'Économie et des Finances.

Parce que les archives sont souvent des documents sensibles, le lieu de stockage doit être choisi avec le plus grand soin. On le privilégiera ainsi :

• Proche de son entreprise : leader du self stockage en France, HOMEBOX possède deux centres de garde-meubles dans Paris intra-muros et pas moins d’une vingtaine d’agences dans toute l’Île-de-France. Vous avez ainsi la garantie de trouver un box proche de votre entreprise et de ne pas perdre de temps sur la route ou dans les transports
• Accessible : parce que votre activité peut en dépendre, vous devez pouvoir vous rendre tous les jours à votre espace de stockage. C’est pourquoi nous confions un code personnel à nos clients afin qu’ils puissent accéder à leur garde-meuble 7j/7 sans avoir à prévenir nos agents de leur passage
• Sain : pour durer dans le temps, les documents papier doivent être conservés dans un lieu bien ventilé et à l’hygrométrie maîtrisée, ce que permet un garde-meuble, pensé pour abriter des biens aussi fragiles que des oeuvres d’art
• Sécurisé : pour assurer la protection et la confidentialité de vos archives, nos espaces de self-stockage sont protégés des incendies et des intrusions grâce à un système d’alarme couplé à de la télésurveillance
• Flexible : le volume des archives pouvant diminuer lorsqu’elles périment ou augmenter avec le décollage d’une activité, HOMEBOX vous permet de changer facilement de taille de box, sans frais supplémentaires. Nos espaces peuvent par ailleurs être loués pour quelques jours ou plusieurs années
• Adapté : avec des garde-meubles d’une surface de 1 à plus de 150m2, nous répondons autant aux besoins des micro-entreprises que des administrations
• Pratique : nos centres sont tous accessibles en voitures et disposent de box de plain-pied, de matériel (chariots, transpalettes) et parfois d’un service gratuit d’aide à la manutention pour déplacer vos cartons sans effort

Pour apprendre à stocker vos documents efficacement dans des contenants fiables, parcourez notre guide complet dédié à l’archivage papier.