Déménager son matériel informatique en toute sécurité

EN BREF

Comment déménager son matériel informatique ?

• Sauvegardez toutes vos données en amont,
• Éteignez tous vos appareils,
• Prenez-les en photo pour vous défendre en cas de casse,
• Emballez-les dans les boîtes d’origine ou dans des cartons spécialisés,
• Rangez et déplacez-les toujours dans leur sens d’utilisation.
  

Tous vos biens ne sont pas égaux lors d’un déménagement.

Si certains n’ont que peu de valeur ou supportent sans problème d’être déplacés (comme les vêtements par exemple), d’autres sont particulièrement exposés lors d’une manutention ou d’un transport.

C’est le cas du matériel informatique qui, non content d’être onéreux, revêt souvent une importance capitale pour des travaux professionnels ou personnels.

Il doit donc faire l’objet d’une attention et d’un soin tout particuliers. 

Voici comment déménager votre matériel informatique sans mettre à mal vos projets ou votre entreprise.

Le déménagement du matériel informatique peut prendre deux formes distinctes : 

• Le déplacement d’une pièce vers une autre au sein d’un même bâtiment,
• Le transport d’une adresse A vers une adresse B, parfois à plusieurs centaines de kilomètres de distance.

Le matériel concerné va de l’ordinateur portable personnel aux imprimantes et périphériques imposants comme les copieurs en passant par les serveurs et même les data centers !

Dans certains cas, il sera possible de déménager son matériel soi-même. 

Toutefois, s’il vous faut déplacer des serveurs par exemple, il sera vivement conseillé de recourir à un prestataire spécialisé dans ce type de déménagement.

Ce dernier sera en mesure de : 

• Réaliser un audit du parc informatique et de ses contraintes d’exploitation,
• D’étudier les caractéristiques du nouvel emplacement et les besoins inhérents, 
• D’orchestrer la déconnexion et la reconnexion électrique des serveurs ainsi que le plan de rackage.

Le déménagement de ce type de matériel doit toujours être anticipé au moins six mois à l’avance dans le cas d’une entreprise et être piloté grâce à un plan de déménagement informatique.

L’ensemble des collaborateurs doit en être informé et est incité à apporter sa contribution pour limiter au maximum les dommages ou la perte de données sensibles.

Un déménagement informatique est souvent l’occasion de remettre ses équipements ou son fonctionnement à plat, surtout lorsque l’on est une entreprise.

Plusieurs mois avant le jour J, posez-vous par conséquent les questions suivantes : 

• Mon matériel est-il assuré contre la casse ou le vol ? Pour connaître l’étendue de votre contrat, contactez votre assurance,
• La fibre sera-t-elle disponible à ma nouvelle adresse ? Si non, faites-en la demande au plus tôt,
• Le déménagement s'accompagnera-t-il d’un renouvellement total ou partiel du parc ? Si oui, peut-être sera-t-il possible de privilégier des machines reconditionnées ou d’opter pour une sauvegarde des données intégralement dans le cloud,
• Devrais-je revoir l’hébergement de mes serveurs ?
• Les équipements Wi-Fi de ma future adresse seront-ils adaptés ?
• Mon matériel sera-t-il suffisamment sécurisé une fois sur place ?
• Etc.

Avant de détailler les pratiques propres à chaque équipement, prenons le temps de revenir sur les 8 gestes à adopter lors du déménagement de TOUT matériel informatique.

1. Sauvegardez toutes vos données sur un disque dur et/ou dans le cloud,
2. Collectez les différentes notices et gardez-les à portée de main pour la réinstallation,
3. Prenez chaque appareil en photo afin de garder une trace de son état avant déménagement,
4. Éteignez totalement toutes vos machines. Les appareils électroniques n’apprécient guère d’être transportés allumés ou en veille,
5. Identifiez le ou les cartons à l’aide de gommettes par exemple et indiquez le haut et le bas ainsi que la mention fragile au marqueur,
6. Au moment du chargement, disposez les boîtes de telle sorte à ce qu’elles soient parfaitement stables et complétez avec une sangle si vous n’êtes pas totalement sûr de vous,
7. Si vous déménagez en plein été, veillez à ne pas laisser le matériel informatique dans un endroit trop chaud de façon prolongée (exemple : dans un camion en plein soleil),
8. Si vous envisagez de stocker votre matériel dans un garde-meuble, ne serait-ce que temporairement, optez pour un box adapté où la température et l’humidité ambiante sont contrôlées.

Déménager un ordinateur portable

Commençons par le plus simple.

Afin de protéger au mieux votre ordinateur portable, privilégiez une pochette ou un sac à dos conçus à cet effet, voire l’emballage d’origine.

Rassemblez le câble d’alimentation, les adaptateurs, la souris et tous les autres petits accessoires nécessaires à son fonctionnement au sein d’un même contenant.

Si vous ne pouvez pas transporter vous-même votre ordinateur portable, disposez-le dans un carton adapté en le plaçant contre un bord à plat. Ajoutez les accessoires et comblez les espaces vides à l’aide de polystyrène.

Déménager un ordinateur de bureau

Les choses se corsent. 

Dans le cas d’un ordinateur de bureau, organisez les connectiques et accessoires dans des sacs dédiés en ajoutant, si nécessaire, des notes indiquant la fonction de chaque item.

Comme précédemment, nous recommandons l’usage de la boîte d’origine pour le conditionnement ou bien, à défaut, d’un carton de déménagement pour matériel informatique dans lequel on rangera l’ordinateur préalablement emballé.

Si possible, ajoutez-y l’unité centrale en l’enveloppant d’une couverture.

Fermez le tout à l’aide d‘adhésif. Ne regardez pas à la dépense, c’est votre outil de travail que vous déménagez !

Déménager un écran d’ordinateur

S’il vous reste un peu de place dans les cartons, déposez-y l’écran d’ordinateur à la verticale.

Si non, vous pouvez opter pour des cartons spéciaux pour écrans plats ou cadres.

Déménager une imprimante laser

Avant de déplacer votre imprimante, enlevez si possible les cartouches en veillant à ne pas déposer d’encre sur vos doigts. Si c’est le cas, rincez abondamment à l’eau claire.

Si vous ne pouvez pas les retirer, disposez l’imprimante à plat dans un carton, déplacez-la et disposez-la sans la retourner afin d’éviter les écoulement